背景
同社では、各部署が必要な備品をそれぞれ発注する運用が続いていました。
たとえば
- 事務用品
- 現場で使用する備品
- 清掃用品
- 作業消耗品
など、部署ごとに必要な物品があり、日常的に購入が発生していました。
しかし購買ルールが部署ごとに異なっていたため、
- 同じ物品を複数部署で重複発注
- 在庫の把握ができない
- 店舗での買い回りが発生
といった問題が徐々に目立つようになっていました。
導入前の課題
一部部署のみ利用で発注管理ができない
当時、購買システムを利用していたのは9部署のうち4部署のみでした。
さらに、発注時の承認機能が使われていなかったため、
- 同じ備品の重複発注
- 在庫があるのに追加発注
といったケースが発生していました。
その結果、不要在庫が増え、
月約1万円程度のロスが発生していたといいます。
未利用部署では買い回りが発生
システムを利用していない部署では、必要な備品を次のような場所で購入していました。
- スーパー
- ホームセンター
- 出入り商社
必要な商品が一度で揃わないことも多く、
買い回りに1～2時間かかるケースもありました。
これが
- 人件費
- 車両の燃料費
といったコストの増加につながっていました。
また、担当者にとっても
必要な備品を探して買いに行くのに半日近くかかることもある
という声が上がっていました。
導入後の成果
承認機能の活用で在庫ロスを削減
発注時に上長の承認を通す仕組みを導入したことで、
- 重複発注
- 不要な在庫
を防げるようになりました。
その結果、
月約1万円のロス削減につながっています。
在庫ロス削減
月 約1万円削減
年間 約12万円削減
購買の集約で買い回り時間を短縮
これまで店舗で購入していた部署でも購買を集約したことで、
必要な物品をまとめて手配できるようになりました。
その結果、買い回り時間は
1～2時間 → 約30分まで短縮されました。
また、外出購入が減ったことで、
- 燃料費
- 移動時間
も削減されています。
削減効果（1部署）
燃料費削減
年間 約2万円
人件費削減
1回あたり 約2,000円
年間
約15万円の削減
総合効果
今回の購買管理の見直しにより、同社では
年間約87万円のコスト削減が見込まれています。
内訳は次の通りです。
在庫ロス削減
約12万円／年
業務効率化
約15万円／年 × 5部署
合計
約87万円／年のコスト削減
導入後の変化
購買のルールが整理されたことで、
- 発注の重複
- 在庫の無駄
- 買い回り
といった問題が改善されました。
また、購買データを把握できるようになったことで、「どの部署が何をどれくらい購入しているか」
を管理できるようになり、社内の購買管理体制も整ってきています。
