背景
同社ではこれまで、部署ごとに必要な物品を複数の購買サイトやECサイトから購入していました。
主な購買先は
- 法人向けオフィス用品購買サイト
- 工具・資材系ECサイト
- 商社経由の発注
など複数に分かれており、管理部門では
- 購買価格の妥当性
- サイトごとの価格差
- 経理処理の手間
といった点に課題を感じていました。
近年は原材料費や物流費の上昇もあり、社内では購買コストの見直しと業務効率化が課題となっていました。
導入前の課題
既存の法人向け購買サイトのコストが見直せない
同社では法人向けオフィス用品購買サイトを利用していましたが、
- 他社サイトとの価格比較
- 最適な購買先の検討
が十分に行われていませんでした。
そのため、現在の価格が適正なのか判断しづらいという状況が続いていました。
工具・資材ECサイトの一般アカウント利用
工具や資材の購入では、
一般ユーザー向けのECサイトを利用するケースもありました。
しかし一般アカウント利用の場合、
- 法人向け価格が適用されない
- 価格交渉ができない
- 購買管理がしにくい
といった問題がありました。
管理部門でも
どこで購入するのが一番適正価格なのか分からない
という状況が続いていました。
経理処理に2～3日かかる
購買データの会計処理も大きな負担でした。
請求データはそのまま会計システムへ取り込めないため、
- データ加工
- 勘定科目の設定
- 会計システムへの入力
を手作業で行っていました。
この処理に
毎月2～3日
を要しており、経理担当者の業務負荷が高くなっていました。
導入後の成果
購買先の見直しで年間約37万円のコスト削減
購買先を見直し、
- 法人向けオフィス用品購買サイト
- 工具・資材専門商社
など、価格条件の良い取引先へ切り替えを行いました。
これにより
コスト削減効果
オフィス用品購買の見直し
年間 約30万円削減
工具・資材購買の見直し
年間 約7万円削減
合計
約37万円／年のコスト削減
を実現しました。
会計データ連携で経理作業を削減
購買データを会計システムへ取り込める形式で出力できるようになり、
これまで手作業で行っていた
- データ加工
- 勘定科目設定
- 会計入力
の作業が大幅に簡素化されました。
また、費目情報が請求データに反映されるため、
仕訳処理もスムーズに行えるようになりました。
その結果、
これまで毎月かかっていた2～3日分の手入力作業が削減されています。
総合効果
今回の購買体制の見直しにより、同社では
直接コスト削減
約37万円／年
業務効率化
経理処理 2～3日分削減
という成果が得られました。
コスト削減と業務効率化の両面で、購買管理体制の改善が進んでいます。
