背景
同社では、営業店舗と整備工場を併設した拠点が多く、店舗ごとにさまざまな備品を日常的に購入しています。
たとえば
- 事務用品
- 整備工場の消耗品
- 店舗運営用品
- 接客備品
など、店舗ごとに毎月数十件の購買が発生していました。
しかし購買方法は店舗ごとに任されており、
「必要なものを各自が探して購入する」という運用が続いていました。
その結果、本部では
- 購買先の分散
- 現金購入の増加
- 経理処理の煩雑化
といった課題が顕在化していました。
導入前の課題
店舗ごとにバラバラだった購買先
店舗スタッフは必要な備品を、複数の文具販売サイトやECサイトから購入していました。
店舗によって利用するサイトが異なるため、
- 購買先の管理ができない
- 購入履歴が把握できない
- 価格比較が難しい
といった問題がありました。
本部担当者も
どの店舗がどこから何を買っているのか把握できない状態でした
と振り返ります。
商品が揃わず“買い回り”が発生
ECサイトによって取り扱い商品が異なるため、必要な商品が一つのサイトで揃わないケースも多くありました。
そのため店舗では
- 別のECサイトを探す
- 近くの店舗へ買いに行く
- ホームセンターで現金購入する
といった対応が発生していました。
結果として
商品を探す時間や移動時間が店舗スタッフの負担になっていました。
購入方法が店舗ごとに異なる
購買方法も店舗ごとに異なり
- ECサイト購入
- 店舗で現金購入
- 法人請求
など運用が統一されていませんでした。
そのため
- 支払い方法がバラバラ
- 請求処理が複雑
- 管理業務が増える
という状況が続いていました。
導入後の成果
店舗購買を一本化しキャッシュレス化
購買管理システムを導入したことで、店舗で必要な備品の多くを1つのサイトでまとめて手配できるようになりました。
さらに
- サービススタッフの必要工具
- 整備用品
- 事務用品
など幅広い商品をまとめて発注できるようになり、現金での店舗購入が大幅に減少しました。
サイトに掲載されていない商品についても、コールセンターに相談することで
- 代替商品の提案
- 商品手配
まで対応してもらえるようになり、
どこで買えばいいのか分からない、商品を探すのに時間がかかる
といった店舗の悩みが解消されました。
削減時間
1店舗あたり：年間24時間削減
全社：年間900～1,200時間削減
購買業務の標準化で事務作業を削減
全店舗で同一の購買システムを導入したことで、発注方法や支払い方法が統一されました。
これまで店舗ごとに異なっていた運用が整理され、
- 発注方法の統一
- 支払い処理の簡素化
- 二重作業の削減
につながりました。
削減時間
月25〜35時間
年間300〜420時間削減
会計処理の負担を軽減
発注時に勘定科目を選択できるようになったことで、経理処理の作業も効率化されました。
これまでは
- サプライヤーごとに異なる請求書
- 個別の会計処理
が必要でしたが、購買データをまとめて管理できるようになり、経理部門の負担が軽減されました。
さらに会計システム連携用のデータも提供されるため、会計システムへの手入力作業も大幅に削減されています。
削減時間
月20〜30時間
年間240〜360時間削減
管理・問い合わせ対応の削減
購買データが一元管理されたことで
- 購入履歴の確認
- 商品に関する問い合わせ
- 支払い状況の確認
といった管理業務も減少しました。
これまで管理業務に使っていた時間を
接客やお客様対応に充てられるようになったことも、現場では大きな変化だといいます。
削減時間
月15〜25時間
年間180〜300時間削減
