カタログ購買とは？仕組み・メリットと導入を成功させるポイントを解説

「部署ごとに消耗品の購入先が異なり、管理に手間がかかる」「少額の購入でも、見積依頼や発注処理に時間を取られる」。こうした課題の改善に役立つのが、カタログ購買です。

あらかじめ掲載された商品情報から必要なものを選べるため、商品を探す手間や注文内容の入力にかかる負担を減らせます。さらに、購買管理システムと組み合わせれば、申請・承認から購入実績の管理まで、業務全体を見直すきっかけになります。

この記事では、カタログ購買の仕組みやメリット、導入時の注意点、運用を定着させるポイントを解説します。

カタログ購買とは

カタログ購買とは、商品名・仕様・価格などを掲載したカタログから、必要な商品を選んで発注する購買方法です。紙のカタログを使う方法に加え、ECサイトや購買管理システム上の電子カタログを利用する方法があります。

例えば、コピー用紙や文房具、清掃用品などを購入する際、掲載された仕様や価格を確認し、商品と数量を選んで注文します。繰り返し購入する定番品や、仕様が決まっている消耗品に活用しやすい方法です。

都度見積による購買との違い

都度見積による購買では、購入のたびに取引先へ仕様や数量を伝え、価格や納期を確認してから発注します。個別仕様の商品や、案件ごとに取引条件が変わる調達に適しています。

一方、カタログ購買は、掲載された商品情報や条件をもとに選定できるため、問い合わせや見積確認の作業を減らしやすい点が特徴です。

定番品はカタログ購買、特注品は都度見積というように、商品の性質に合わせて使い分けるとよいでしょう。

電子カタログの種類と購買の仕組み

電子カタログには、主に「内部カタログ」と「外部カタログ」があります。

内部カタログは、社内の指定品や既存取引先の商品を登録して利用する方法です。登録内容を管理するため、価格改定や廃番に応じた更新が必要になります。

外部カタログは、サプライヤが管理する商品情報を利用する方法です。購買管理システムと連携して使う場合は、接続できるサイトや利用できる機能を確認しましょう。

外部カタログをつなぐ「パンチアウト連携」

パンチアウト連携とは、購買管理システムから外部のECサイトへ移動して商品を選び、その商品情報を購買管理システムへ取り込む仕組みです。取り込んだ商品情報をもとに、社内の申請・承認・発注を進められます。

商品名や価格を申請画面へ転記する負担を減らしながら、外部サイトでの商品選定と社内の購買手続きをつなげられます。

ただし、カタログとの連携だけで、請求や支払まで自動的に一本化されるわけではありません。導入時には、発注後の業務を含めて対応範囲を確認することが大切です。

カタログ購買を活用する4つのメリット

1．商品選定と発注の手間を減らせる

商品情報が整理されていれば、過去の見積書を探したり、取引先に仕様を問い合わせたりする負担を減らせます。

例えば、部署で使用するコピー用紙を指定品として登録しておけば、担当者が交代した際も、購入する商品を判断しやすくなります。商品を選ぶ基準を共有することは、業務の引き継ぎにも役立ちます。

2．社内の購買ルールを反映しやすい

購買管理システムの機能を利用すれば、購入可能な商品や承認経路を設定し、社内ルールに沿った購買を進められます。

例えば、部署ごとに購入できる商品を絞り込む、申請内容を承認者が確認してから発注する、といった運用です。ルールの周知に加え、日々の購入手続きに組み込むことで、運用のばらつきを抑えやすくなります。設定できる内容はサービスによって異なります。

3．購入実績を改善に活用しやすくなる

購入データを共通のシステムに集約できれば、部署別・商品別の購入状況を確認しやすくなります。

同じ用途で異なる商品を購入していないか、拠点ごとに購入品がばらついていないかを確認し、指定品の見直しや取引条件の検討に活用しましょう。

導入前に、部門コードや費目コードなど、管理に必要な項目を整理しておくと、実績データを集計・分析しやすくなります。

4．購入に伴う事務コストを見直せる

購買にかかるコストは、商品代金だけではありません。検索・見積依頼・申請・承認・請求確認などに費やす時間も、企業にとっての負担です。

少額の消耗品でも、注文回数が多ければ事務作業は積み重なります。商品単価と併せて「一件の購入にどれだけ時間がかかっているか」を確認すると、改善の余地を見つけやすくなります。

導入前に確認したい注意点

必要な商品と例外的な購入方法を確認する

現場で必要な商品を購入できなければ、電話やFAX、別のECサイトでの発注が残り、購入履歴も分散してしまいます。

購入頻度の高い商品だけでなく、業務上欠かせない指定品や既存取引先の商品を扱えるかも確認しましょう。カタログにない商品については、見積依頼や個別発注の方法を決めておくことが大切です。

商品情報と取引条件を確認する

内部カタログでは、価格改定や廃番への対応が欠かせません。更新担当と取引先からの情報受領方法を決め、古い情報が残らないようにしましょう。

外部カタログを利用する場合も、送料・納期・返品条件は購入先によって異なります。商品価格だけで判断せず、実際に購入する際の条件まで確認する必要があります。

承認・受取確認・請求処理まで確認する

商品を注文しやすくなっても、その後の処理に手間が残る場合があります。

誰が承認するのか、受取確認をどう行うのか、費用をどの部門・費目に計上するのかを整理しましょう。請求の一本化や会計連携への対応も含め、現在の業務と導入後の流れを比較することが重要です。

カタログ購買の導入を成功させる3つのポイント

1．購入金額だけでなく、回数と手間から対象を選ぶ

まずは購買実績を確認し、繰り返し購入している商品を洗い出しましょう。

購入金額が小さくても、多くの部署が頻繁に購入している消耗品は、手続きを共通化する効果が期待できます。見積依頼や問い合わせが多い商品も、優先的に検討したい対象です。

2．現場・購買・経理で運用をすり合わせる

現場は商品の探しやすさ、購買部門はルールの管理、経理部門は請求確認や費用処理を重視します。

それぞれの担当者が実際の購入場面を想定し、商品選定から請求処理まで確認しましょう。購入担当者だけで進めず、関係部門の要望を導入前に整理することで、手戻りを減らせます。

3．一部の部署で試し、効果を確認する

対象部署や商品を絞って試すと、運用上の課題を見つけやすくなります。

購入にかかる時間、商品が見つからないケース、システム外での発注件数などを確認しましょう。現場と管理部門の負担がどう変わったかを確かめ、商品や設定を調整してから利用範囲を広げることが、定着につながります。

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カタログ購買の効果を高めるには、必要な商品を選べる品ぞろえと、承認・請求処理まで含めた運用の両方を整えることが大切です。

法人向けWEB購買管理システム「トヨタキョウエイねっと」は、オフィス用品や工場消耗品などの購買に対応しています。購入可能な商品の絞り込みや承認経路の設定に加え、複数サプライヤの請求の一本化により、現場から管理部門まで購買業務の効率化を支援します。トヨタグループ以外の企業もご利用いただけます。

「必要な商品を購入できるか」「現在の購買ルールをどう反映できるか」など、お客様の運用・ご要望を確認のうえご案内します。購買業務の見直しをご検討の際は、お気軽にご相談ください。

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