病院の購買業務を効率化する方法とは？医療機関における購買管理システム活用のポイント

病院・医療機関では、事務用品や衛生用品、日用品、検査用品、施設管理用品など、日々さまざまな物品を購入しています。
病院によっては、長年取引している出入り業者や専門商社、SPDなどを利用し、すでに一定の購買体制が整っているところも少なくありません。とくに専門性の高い商品を安定して確保するうえでは、既存の取引先との関係が重要な役割を担っています。
その一方で、ECサイトをはじめ購入手段の選択肢は広がっています。「ネットで探したほうが早い」「同じ商品であれば価格を比較して選びたい」といった現場の判断から、従来の取引先とは別のルートで購入する場面も出てきます。
こうした状況では、院内に購買ルールが定められていても、実際の購入先や発注方法が複数に分かれがちです。結果として、どこから何を購入しているのかを病院全体で把握することが難しくなる場合があります。

人手不足への対応が求められるなか、診療業務だけでなく、総務や経理をはじめとするバックオフィス業務の効率化も重要です。
こうした購買業務の課題を改善する手段の一つが、購買管理システムの活用です。本記事では、病院・医療機関の購買業務で起こりやすい課題と、購買管理システムを活用した改善方法を解説します。

病院の購買管理とは？対象となる物品

病院では、医薬品や医療材料に加え、次のような物品を継続的に購入しています。

事務用品・オフィス消耗品
衛生用品・感染対策用品
検査用品・研究用品
清掃用品
施設管理用品

病院が取り扱う物品は、診療用・医療用消耗品に限らず、このように多岐にわたります。また、一品目ごとの数量は比較的少ない一方、取り扱う種類が多い「多種少量」であることも特徴のひとつです。

さらに、病院では複数の部署がそれぞれ必要な物品を購入します。
そのため、単に必要なものを調達できればよいのではなく、誰が、どこから、何を、どれだけ購入しているのかを病院全体で把握できる管理方法を整えることが重要です。

病院・医療機関の購買管理でよくある課題

1．従来の取引先と新しい購入手段が併存しやすい

病院では、医療材料や専門資材などについて、長年取引している出入り業者や専門商社を利用しているケースがあります。
商品の知識や安定供給、納品対応などを考えれば、継続的な取引にはメリットがあります。そのため、既存の購入先をすべて変更すればよいというものではありません。
一方、事務用品や一般消耗品、日用品などでは、ECサイトを利用すれば商品や価格、納期を比較しやすくなっています。
例えば、

専門的な商品は従来の取引先へ依頼する
一般消耗品はECサイトから購入する
急ぎの物品は別の方法で手配する

といったように、購入する物品や状況によって購買ルートが分かれることがあります。
こうした状態では、個々の購入自体に問題がなくても、病院全体で見ると購買情報が複数の場所に分散し、購入実績や支出を把握しにくくなることがあります。

2．価格の妥当性を確認しにくい

同じ取引先から継続して購入している場合、発注作業そのものはスムーズです。
一方で、購入先が固定化すると、商品によっては他の購入先と価格を比較する機会が少なくなることがあります。
逆に、部署や担当者がそれぞれECサイトで価格を調べて購入するようになると、価格比較はしやすくても、今度は購買情報が分散します。

重要なのは、すべての商品を最安値で購入することではありません。
医療機関では、安定供給や専門的な対応を優先すべき物品もあります。その一方で、事務用品や一般消耗品など比較しやすい商品については、価格や購入実績を確認できる環境を整え、購入価格の妥当性を判断できるようにすることが重要です。

3．購買データを経営や予算管理に活用しにくい

購買情報が通販サイトの履歴、請求書・納品書、各種システム、Excelなどに分散していると、必要な情報をすぐに確認できません。
例えば、

部署別の購買実績
品目別の購入傾向
購入先ごとの支出
年間予算との比較

といった情報を確認するために、複数のデータを集め直さなければならないことがあります。
購買実績が見えなければ、「どの商品を多く購入しているのか」「同じ商品を複数部署で別々に購入していないか」「支出を見直せる部分はないか」といった分析もしにくくなります。

4．承認・経理業務の負担が大きい

多くの部署が日常的に物品を購入する病院では、申請から支払処理までの業務量も多くなります。
紙やメールによる申請、部署ごとのEC購入、個別の請求や立替購入などが混在すると、

承認待ちの確認
請求書や領収書との照合
購入内容の確認
会計システムへの入力

といった手作業が増える可能性があります。
一件ごとの処理は小さくても、購入件数が積み重なれば管理部門の負担は大きくなります。

5．業務が属人化しやすい

「この商品はこの取引先へ頼む」「この備品はこのサイトで購入する」といったルールが、担当者の経験や記憶に依存しているケースもあります。
従来の購買方法を熟知している担当者と、新しい購入手段を活用する担当者とで方法が異なれば、同じ病院内でも購買方法にばらつきが生まれます。
担当者が不在になったり、異動・退職したりした際にも同じ運用を続けられるよう、購買ルールや購入履歴を組織として共有できる仕組みが必要です。

医療機関の業務効率化を支える購買管理

厚生労働省が推進する医療DXでは、実現を目指す項目の一つとして「医療機関等の業務効率化」が掲げられています。
医療機関の業務効率化というと、電子カルテやオンライン資格確認など診療に近い領域が注目されがちですが、総務や経理、施設管理などのバックオフィス業務にも見直せる部分があります。
購買業務についても、申請や承認、購入履歴などの情報を整理することで、

購買申請・承認の効率化
部署ごとの購入実績や支出の把握
コスト分析・予算管理
内部統制の強化
購買ルールの標準化
属人化の防止

といった効果が期待できます。

購買管理の見直しは、「物品を購入しやすくする」だけの取り組みではありません。
これまでの購買方法に新しい購入手段が加わったことで複雑になった購買フローを整理し、病院全体で管理できる状態にすることが重要です。

購買管理を効率化するポイント

病院では、医療材料はSPDや物流システムで管理されることが多い一方、事務用品や施設管理用品などは、部署や担当者ごとに購入され、購買情報が分散しやすいことがあります。
また、医療機器や設備、専門資材については、専門知識や保守対応を担う出入り業者や専門商社との継続的な取引が欠かせないケースもあります。
そのため、購買業務の効率化を考える際は、すべての購入先を一律に見直すのではなく、物品の性質や現在の取引状況に応じて管理方法を整理することが大切です。

まずは現在の購買ルートを整理し、
「既存の取引を継続するもの」と「比較・集約しやすいもの」を切り分けると、見直す範囲が明確になります。
例えば、医療材料や専門性の高い物品は従来の購買方法を継続し、事務用品、オフィス消耗品、衛生用品、作業用品などの日常的な購買を対象に、管理方法を見直していく形です。
こうした購買に購買管理システムを活用し、申請・承認の流れや購入実績を一元管理することで、部署ごとの購買状況や支出も把握しやすくなります。
長年の取引先との関係を活かしながら、新しい購買手段との使い分けを整理し、病院全体で管理しやすい仕組みをつくることが重要です。

購買管理システムを選ぶ際のポイント

病院で購買管理システムを導入する場合は、単に商品をネットで購入できるかだけでなく、現在の購買ルールに合わせて運用できるかを確認する必要があります。
例えば、

部署や金額に応じた承認フローを設定できるか
購入可能な商品やカテゴリを管理できるか
部署別・購入先別の購買実績を確認できるか
購買履歴をまとめて管理できるか
経理処理の負担を軽減できるか

といった点です。

特に重要なのは、システムを導入することで新しい購買ルールを押し付けるのではなく、現在の購買方法を整理したうえで、管理しやすい仕組みにできるかという視点です。

トヨタキョウエイねっとで実現できること

「トヨタキョウエイねっと」は、企業や各種法人の購買業務に活用できる購買管理システムで、病院・医療機関における事務用品や消耗品などの購買にも活用されています。
事務用品、オフィス消耗品、衛生用品など、これまで担当者や部署ごとに購入していた物品を、共通の購買フローで管理しやすい点が特徴です。
また、カウネット、トラスコ中山「オレンジコマース」、アズワン「ocean」、富士山マガジンなどと連携しており、事務用品や消耗品のほか、理化学機器、検査用品、衛生用品、雑誌、工具など、幅広い商品を選択できます。
購買申請や承認、購入履歴、支払いに関する情報が一つの仕組みにまとめることで、部署ごとの購入状況や支出を確認しやすくなります。
これにより、管理部門の負担軽減だけでなく、購買データの活用や購買ルールの標準化にもつながります。

まとめ

病院・医療機関では、医療材料だけでなく、事務用品や衛生用品、理化学機器、施設管理用品など、多種多様な物品を継続的に購入しています。
長年取引のある出入り業者や専門商社など、病院ごとに築いてきた購買体制がある一方、ECサイトなど新しい購入手段の普及によって、従来の取引先と個別のネット購入などが併存するケースもあります。
その結果、一見すると購買ルールが整っていても、病院全体では「誰が、何を、どこから、いくらで購入しているのか」が見えにくくなることがあります。
購買業務を見直す第一歩は、現在どの部署が、どの購入先から、どのような物品を購入しているのかを把握することです。特に、日常的に発生する事務用品や消耗品の購買から可視化を進めることで、改善すべき箇所も見つけやすくなります。
トヨタキョウエイねっとは、事務用品や消耗品をはじめとする日常的な購買を共通の仕組みで管理し、購買情報の可視化や業務の標準化を支援します。
「出入り業者からの購入とネット購買が混在している」「部署ごとの購買状況を見える化したい」「現在の購買フローをどこまで見直せるのか知りたい」とお考えの方は、ぜひサービス資料や導入事例をご覧ください。
また、「現在の購買フローに導入できるか」「自院の運用に合った進め方を知りたい」といったご相談も承っています。導入前の情報収集段階でも、まずはお気軽にお問い合わせください。