チェーン飲食店で進む購買の再設計── 買い回りを減らし、店舗運営と管理負荷を同時に整えるトヨタキョウエイねっと活用法
チェーン展開する飲食店では、日々の店舗運営を回しながら、
原価や人件費の管理をどう最適化していくかが常に問われます。
売上、食材原価、シフト管理。
これらは多くの企業で意識的に管理されていますが、一方で見過ごされがちなのが、
購買業務そのものが現場と本部の人手をどれだけ使っているかという視点です。
人件費が上がり続ける中、チェーン飲食店にとって見直すべきは「食材原価」だけではありません。
実は、備品・消耗品などの間接材購買に潜む“見えない人件費”こそが、店舗数拡大とともに経営を圧迫しています。
近年、トヨタキョウエイねっとは、製造業やオフィスだけでなく、
チェーン展開する飲食店でも利用が広がっています。
その背景には、飲食業ならではの購買構造と、人件費に直結する業務の偏りがあります。
本記事では、飲食チェーンにおける購買管理の再設計と、その具体策を解説します。
食材と「それ以外」は、同じ運用でなくていい
飲食店において、食材は最重要の購買対象です。
品質、安定供給、価格。
これらは売上と原価に直結するため、多くの企業で仕入先や条件が厳密に管理されています。
一方で、
・包材
・衛生用品
・清掃用品
・店舗備品や消耗品
といった、食材以外の購買はどうでしょうか。
一つひとつの金額は大きくないため、
「現場で足りなければ買う」「近くで手配できるところから調達する」
といった運用になりやすいのが実情です。
しかし、この“それ以外”の購買こそが、
店舗はもちろん、チェーン展開をしている飲食店の経営上の負担になっていきます。
買い回りが生むのは、コストよりも人の手間
多くの飲食チェーンで見られるのが、いわゆる買い回りの状態です。
・店舗ごとに異なる発注先
・同じ商品でも価格が揃っていない
・急な不足は近隣店舗や量販店で対応
・本部は購買実態を把握しきれていない
この状態が続くと、金額以上に影響が出るのが人の手間です。
店舗では、発注先を探し、価格を確認し、納品を受け取り、レシートや納品書を管理する。
本部や経理では、サプライヤごとに届く請求書を突き合わせ、内容確認や仕訳を行う。
1回あたりは数分の作業でも、
店舗数 × 頻度 × 人数で積み上がれば、確実に人件費構造に影響を与えます。
現場の声
「営業前や営業後にホームセンターに寄ったり、急ぎでドラッグストアに走ったり。
レシートをまとめて保管して、月末に提出するのも地味に大変でした。
現金のやり取りがほとんどなくなり、レシート管理のストレスがなくなりました。
何より、店舗運営やスタッフ育成に時間を使えるようになったのが大きいです。」
―― チェーン飲食店・店長
「以前までは急な不足があると、誰かが抜けて買いに行っていました。
今は定番品や発注ルールが決まっているので、何を買うか迷いませんし、
発注も短時間で終わります。
消耗品、清掃用品、事務用品など、なんでも一通り揃っているので、
複数の店舗を回る必要もなくなりました。
画面上で在庫状況や納期を確認できるので、在庫管理も安定しています。」
―― チェーン飲食店・スタッフ
全社で揃っていないこと自体が、非効率を生む
もう一つの課題は、全社で購買の基準が揃っていないことです。
店舗ごとに判断が異なると、
・価格差があっても把握できない
・発注量や取引条件の見直しができない
・本部が改善したくても材料がない
現場は「回っている」ように見える。
しかし会社全体で見ると、
管理できていないことによる非効率が静かに蓄積していきます。
ここで重要なのは、現場を縛ることではありません。
現場の判断を減らし、迷わず回る状態をつくることです。
食材とは切り分けて、別の設計で回すという考え方
食材と同じ管理レベルを、すべての購買に求める必要はありません。
食材は「品質と安定供給」。
それ以外は「迷わず回ること」。
・定番品を決める
・発注先を集約する
・履歴が自然に残る
・本部で全体を把握できる
こうした設計をすることで、
店舗は余計な業務から解放され、
本部は全体最適の判断ができるようになります。
トヨタキョウエイねっとが、飲食チェーンで使われている理由
トヨタキョウエイねっとは、
こうした食材とは切り分けた購買運用を前提に設計されています。
特に飲食チェーンで評価されているのが、
・店舗はシンプルに発注できる
・本部は購買実績を一元管理できる
・請求書を一本化できる
・会計システムへそのまま取り込めるデータを出力できる
という点です。
購買を整えることが、結果として人件費構造や管理工数の改善につながる。
この、店舗も本部も楽になる仕組みこそが、チェーン展開企業で支持されている理由です。
導入事例｜チェーン展開する飲食店
┃企業概要
・従業員：約400名
・飲食店舗：30店舗（直営・フランチャイズ）
・本部にて購買・経理機能を集約
┃導入前の課題
この企業では、食材の調達は本部主導で一定のルールが整備されていた一方、
備品・消耗品など店舗運営に必要な購買は、各店舗の裁量に任されていました。
• 備品・消耗品は店舗ごとに判断し、近隣店舗や量販店での買い回りが常態化
• 急な不足時は小口現金や個人立替による購入で対処
• 店舗ごとに領収書が発生し、月末に本部へ送付
その結果、
• 領収書の回収漏れや内容不明のものが頻発
• 勘定科目や用途確認のため、店舗への差し戻しが発生
• 食材以外の購買に関する請求書や領収書が月150通以上本部に届く
経理部門は請求書と領収書の突合作業、仕訳処理に月20時間以上を費やしていました。
また、同一の消耗品でも店舗ごとに購入価格が異なり、
全社として「何を・いくらで・どこから買っているのか」を把握できていない状態でした。
店舗運営は回っている。
しかし、見えない非効率と管理負荷が確実に積み重なっていたのです。
┃実施内容
同社は、食材調達の仕組みは維持しつつ、
備品・消耗品の購買にトヨタキョウエイねっとを導入しました。
• 購買品目を整理し、備品・消耗品を中心に定番品を設定
• 発注先を集約し、店舗での現金購入・買い回りを抑制
• 1万円以上の購入はエリアマネージャー承認フロー設定
• トヨタキョウエイねっと上で発注・請求を一本化
• 購買データを会計システムへCSV形式で連携
さらに、全社で統一すべき商材については、
本部が全店舗分を手配できる代理発注機能を活用しました。
例えば、感染症対策の強化に伴い必要となったアルコール消毒液は、
本部が30店舗分をまとめて代理発注。
各店舗での個別手配や価格確認は不要となり、
全店舗へ同一基準・同一条件で迅速に供給できる体制を整えました。
これにより、
・店舗側の発注判断や緊急対応の負担を軽減
・購入価格のばらつきを抑制
・数量とコストを本部で一元管理
・緊急時でも統制の取れた調達を実現
店舗は「必要なものを迷わず発注する」、
本部は「全社視点でコントロールする」。
役割分担が明確になり、購買の設計が整理されました。
┃導入6か月後の変化
導入から6か月後、以下のような変化が現れました。
• 店舗での現金購入が大幅に減少し、領収書管理が簡素化
• 重複購入が減少し、購買内容のばらつきが解消
• 店舗の購買・確認作業時間を約50％削減
• 承認機能の設定により、不要な購買・高額出費が大幅に減少
• 経理部門の請求書・領収書の突合作業を月20時間から1時間へ削減
• 全社の購買実態をデータで可視化
金額削減以上に評価されたのは、
店舗・本部ともに「管理のための作業」に追われなくなったことでした。
本部は全社最適の判断が可能になり、
店舗は本来注力すべき接客や人材育成に時間を使えるようになりました。
よくある質問
Q. 店舗の負担は増えませんか？
A. 買い回りや判断が減り業務がシンプルになるため、負担の軽減が期待できます。
Q. 小口現金や立替精算は減らせますか？
A. 発注先の集約やオンライン発注への切り替えにより、
小口現金や立替精算の発生を抑えることが可能です。
結果として、経理・店舗ともに確認作業や差し戻し対応の削減にもつながります。
Q. 既存の取引先は使えますか？
A. 確認必須・有償オプションですが、既存取引先を活かした設計も可能です。
Q. 全店舗一斉でなくても効果は出ますか？
A. 対象範囲を明確にすれば、段階導入でも十分に効果は見えます。
まずは「現状を知る」ことから
いきなり仕組みを入れる必要はありません。
・誰が
・何を
・どこで
・どれくらい
買っているのか。
これを整理するだけでも、改善余地は見えてきます。
食材とは切り分けた購買設計を考えること。
それが、無理なく現場と本部の負担を減らす第一歩です。
トヨタキョウエイねっとでは、
様々な業界・業種の購買課題を前提に、
請求書一本化や会計連携まで含めた具体的な運用イメージを資料でまとめています。
「自社規模でも効果が出るのか」
「どこから手を付けるべきか」
そうした検討段階でも問題ありません。
まずは資料で全体像を確認し、
自社に合う進め方を整理してみてください。
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